三亞如何更好的進行數字文件的掃描
信息的采集對于延長數字文件的使用壽命有著至關重要的作用。
紙張的種類有很多，不同尺寸、不同格式、不同質地和不同厚度的紙張往往就會給人們帶來不同的感覺，但它們有一點是相同的，那就是不能永久保存。在日常生活中，紙張很容易斷裂、褪色和丟失。隨著各項法規的日益健全和燃油成本的不斷上漲，很多企業都想實現遠程辦公，但紙質文件在這時就成為了它們的攔路虎。其實，企業要想解決這個問題也很簡單，那就是從它們的掃描儀上下手。
貝靈巧掃描儀的全球銷售經理Jackie Horn說：“很多商業文件都是從紙張開始其生命周期的�！贝笕萘康膾呙鑳x能夠延長文件的使用壽命，提高它們的可用性、耐久性和使用效率。
伊士曼柯達公司圖文影像集團文件成像部生產采集產品的營銷經理EricJ.Olsen與我們分享了他從Kevin Craine的著作《設計一個文件戰略》中看到的統計數據，他說：“據Craine估計，管理文件和信息的成本大約要占到一個企業總收入的15%左右，而且這些企業需要處理的信息量每隔5到7年就會增長一倍。信息的增長目前已經成為了眾多企業最為關心的一個問題。”
Olsen認為這些統計數據為企業引進大容量掃描儀提供了合理的依據。他說：“隨著信息量的不斷增加，企業必須高度重視文件和信息的管理工作，而這項工作所帶來的成本也正在一個不容我們忽視的速度增長。因此，企業在決定采用大容量掃描解決方案之前，一定要認真考慮一下它的資金和生產力成本，以及它可能會對企業經營產生的影響�！�
無紙化辦公的夢想
“無紙化辦公”是數字時代的一個熱門話題，而Adobe公司的推出PDF格式更是拉近了這個夢想與現實之間的距離。與以前印刷和郵寄文件不同的是，員工們現在把文件制作成PDF格式，并通過電子的方式進行發送。此外，人們還可以通過一個觸摸屏直接對辦公設備——例如：具有掃描功能的多功能復合一體機——進行控制。他們對內容和文件管理系統的理解程度也將對一個無紙化工作流程的效率產生影響。
我們不能僅從字面上來理解“無紙化辦公”的理念，因為盡管在一個企業中流通的數字文件能夠減少工作流程中的印刷環節，但它們最初還是以紙質文件的形式被大家所接受的。企業在采用無紙化工作流程的初級階段時候往往會遵循兩個最基本的模式：集中掃描和分散掃描。
顧名思義，集中掃描就是在一個部門或在一個地方掃描一個企業所需的所有文件。收發室一般采用的就是這種工作方式，那里的工作人員就會把自己接到的文件打開并進行分類和掃描。
另外一種模式就是分散掃描，這種方式適用于那些在工作流程中使用少量文件的企業。
Olsen說：“無紙化辦公室可以把一個大容量掃描儀整合到現有的工作流程的前端。比如說他們可以把掃描儀安裝到收發室，以便讓那里的工作人員以最快的速度將收到的紙質文件轉變成數字文件，進而達到提高企業工作效率，減少員工體力勞動的目的�！�
雖然無紙化辦公是一個值得去追求的目標，但很多企業目前仍然十分依賴紙質文件，并愿意把這種工作方式繼續保持下去。
Horn說：“無紙化辦公理念既能激勵和促使企業實現理想，反過來又能提升大容量掃描儀在工作中的重要性，因為它能將由紙質文件轉換而來的數字文件迅速地整合到商業工作流程中。”
讀取文件
除了掃描圖像以外，人們還可以通過恰當的軟件和硬件技術（光學字符識別和智能文件識別）將文件轉換成可搜索和可編輯的數據。如果想更進一步的話，你還可以以自己喜歡的方式將這些文件直接整合到文件管理系統中。
在掃描領域，光學字符識別（OCR）是最受企業歡迎的一項技術。Nuance公司的高級產品經理Jeff Segarra說：“這項技術的好處主要有兩個，一是能把不可搜索的東西變得可以搜索了，二是能把不可編輯的東西變得可以編輯了。”
光學字符識別軟件最初是為服務機構而開發的，但它目前在掃描過程中的使用頻率正在不斷增長。ABBYY軟件公司的東區經理Craig Laue指出：“企業級的光學字符識別系統以前只在服務機構中使用，因為單從名字上我們就可以看出，它主要是用來分散勞動力的。”
光學字符識別技術能對輸入的數據進行采集、識別、驗證和校準。Laue解釋說：“光學字符識別產品能以與數據錄入人員相似的方式采集和識別數據區。光學字符識別軟件能夠模擬錄入人員在文件或圖像上的掃描過程�！边@也就是說，這種系統能夠消除企業中成本最高的數據手工錄入過程。
整合
掃描工作流程的下一個步驟就是將信息儲存到便于尋找和檢索的地方。有些掃描設備本身就綁定了光學字符識別和信息管理軟件，因此能為用戶提供一個完整的一體化解決方案，還有些掃描設備會根據每一個工作流程的特點，配備獨立的解決方案。
柯達與DataCap公司之間的合作就采用了第二種方式。它們將柯達Scan Station120EX掃描儀與DataCap公司的TASKMASTER軟件組合在了一起，創造出了一個高度零活的桌面解決方案，從而能幫助客戶更好地管理來自不同渠道的信息。將兩項技術結合在一起能顯著提高企業從紙質文件上采集的重要信息的可用性。
目前市場上常見的多功能復合一體機都具有掃描功能。隨著設備商開始意識到文件掃描對于企業和其他組織的重要性，這項功能也得到了不斷的完善。掃描速度、分辨率和整合能力都是一個企業在選購部門級、工作組級或生產級多功能復合一體機時需要考慮的問題。
現在，人們只要按一下Nuance多功能復合一體機上的按鈕，就能自由選擇文件格式、進行掃描，并把掃描到的信息直接發送到桌面上。Segarra說：“在過去，多功能復合一體機上的掃描按鈕與文件的輸出格式和輸出地點之間并沒有實質性的關系。但是現在，分散掃描能讓用戶掃描Microsoft Word、Excel、PowerPoint或Adobe PDF等多種文件，他們可以在不打開程序的前提下用光學字符識別系統識別文件內容�！�
更大的視野
并不是所有文件都能被放到8.5x11英寸的掃描區域中。雖然很多文件掃描儀都對文件的長度沒有限制，或者具有11x17英寸的掃描能力，但有些公司仍然需要獲得更多的掃描尺寸。大幅面掃描儀能為那些需要保存或數字化藍圖、建設計劃和其他大幅面文件的人提供理想的解決方案。與購買其他硬件產品一樣，辦公室或企業在選擇大幅面掃描議時一定要考慮它們的主要功能是什么。
在大幅面掃描儀上我們可以找到很多選項，比如說專為存檔而設置的“掃描到文件”選項或者對圖像的復制質量和文件與大幅面印刷設備之間的兼容性有較高要求的“復制到印刷”選項。
總結
Horn說：“為了能夠延長文件的生命周期，讓更多的人看到、利用、儲存和檢索到這些文件中的寶貴信息；你需要用一個高質量的掃描儀將紙質文件中的關鍵要素準確清晰地采集下來�！�
現在，很多企業都存在著嚴重的文件浪費現象。員工們往往要花大量的時間和精力去將多種格式的文件轉換成另外一種格式，或者反復搜索某一個內容但是找不到，只好再重新創建一次。此外，他們可能還要從事跨渠道出版、文件格式的轉換、接收存檔記錄和版本控制等工作，而掃描和其他相關的功能則能為他們提供一個節約時間和成本的解決方案。
